Regulatorik und deren Prüfungen – clever und effizient lösen

Regulatorik wird oftmals als notwendiges Übel empfunden. Aber was ist das überhaupt? Laut Wikipedia ist die Regulierung als eine Tätigkeit des Staates definiert, indem er Normen und allgemeine Regeln festlegt. Das Ziel der Bankenregulierung ist es die Stabilität des Finanzsystems zu verstärken, Anleger zu schützen und Risiken der Geschäftspolitik von Banken transparent und vergleichbar aufzuzeigen. Dabei gehört das Bankwesen mittlerweile zu den am stärksten regulierten Teilmärkten einer Volkswirtschaft. Die bisherigen Wirtschaftskrisen und deren erhebliche Auswirkungen auf die Stabilität des Marktes haben einen erheblichen Anteil daran, dass viele Regulierungen verschärft wurden.

Umso bedeutender wurde die Rolle der Revision in den letzten Jahren. Die verschärften Vorgaben erforderten eine erhebliche Zunahme an Prüfungen pro Geschäftsjahr, um die Gesamtpalette der Regularien in den vorgegebenen Zeiträumen abzudecken.

Von unseren Kunden hören wir daher oftmals ein Stöhnen, wenn sich die nächste Revisionsprüfung ankündigt. Gerade hat man die letzten Feststellungen nach dem Minimalprinzip abgearbeitet. Endlich hat man ein wenig Zeit, sich mit wirklich wichtigen Dingen zu beschäftigen und ist auf der Suche nach neuen Geschäftsideen. Und schon wird man wieder durch Vorschriften und Bürokratie ausgebremst. Aber warum ist das eigentlich so?

Leider werden Prüfungen oftmals als hinderlich und ausbremsend empfunden und doch sind Prüfungen gesetzlich vorgeschrieben. Die Krux liegt leider oftmals an zwei einfachen Ursachen:

UNTERSCHIED IN DER KOMMUNIKATION UND MANGELNDES VERSTÄNDNIS

Damit meine ich nicht, das mangelnde Verständnis der Revision bzgl. des ungünstigen Zeitpunkts der Prüfung. Nein, es ist viel trivialer. Oftmals herrscht kein Verständnis zwischen Prüfer und Geprüftem. Man versteht sich einfach nicht. Angemessenheit und Ordnungsmäßigkeit sind beides Ausdrücke, die man selten außerhalb der Arbeitswelt verwendet. Und doch erfragt der Prüfer genau das. Dem Gegenüber sitzt dann oftmals ein Mitarbeiter, der Experte im geprüften Gebiet ist, doch er weiß nicht, auf was die Fragen des Revisors abzielen. Und so erzählt er dem Prüfer von seiner täglichen Arbeit. Zu oft habe ich bereits miterlebt, dass beide Parteien aneinander vorbeireden. Letztlich haben aber beide ihren Auftrag zu erfüllen:

Der Geprüfte soll mit wenigen Feststellungen und somit wenig Arbeit aus der Prüfung herauskommen. Der Prüfer wiederum soll ggü. seinem Vorstand überprüfen und berichten, ob alle geltenden Vorschriften angemessen und ordnungsgemäß eingehalten werden.

Durch das mangelnde Verständnis entstehen oftmals Feststellungen, die so nicht hätten getroffen werden dürfen, da es schlichtweg nicht den korrekten Sachstand wiedergibt.

UMSETZUNG NACH VORAUSEILENDEM GEHORSAM

Revisionsprüfungen sind – sehr vereinfacht ausgedrückt – meistens so aufgebaut, dass man entweder sehr spezifische Themen wie z.B. “Kreditabwicklung im Großkundengeschäft Flugzeuge“ in einem hohen Detaillierungsgrad prüft oder sich recht generisch größere Themen wie z.B. “Projektmanagementverfahren“ anschaut. Hierzu arbeitet sich die Revision aus schriftlichen Anweisungen, Prozessen, Kontrollen und der tatsächlichen Umsetzung hin zu den Risikoaspekten. Die getroffenen Feststellungen stehen dabei immer im Kontext des tatsächlichen geprüften Schwerpunkts. Oftmals und mit Sicherheit auch aus zeitlichen Gründen werden die vereinbarten Maßnahmen einfach für diesen einen spezifischen Fall durch den betroffenen Bereich schnell umgesetzt:

Die Revision ist zufrieden und man könnte sich endlich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren. Gut gemacht.

Nicht ganz. Denn oftmals werden diese doch so effizient und schnell umgesetzten Maßnahmen nach einiger Zeit zu echten Rohrkrepieren. Viele Prozesse sind in sich nicht mehr stimmig, die Prozesslandkarte wird heterogener und vor allen Dingen hält sich niemand mehr an diese Vorgaben, da sie einfach nicht einhaltbar sind. 

Bei größeren Moniten kauft sich der Bereich / das Unternehmen gerne externe Unterstützung speziell für dieses Thema ein. Die sind ja schließlich die Experten und haben einen Best Practise-Ansatz schon bei etlichen Kunden umgesetzt. Wenn wir das machen, dann sind wir also auch bei zukünftigen Prüfungen auf der sicheren Seite! Auch dieses Mal – leider nein. Denn obwohl diese Experten alles super umgesetzt haben, viel Geld in eine Einzellösung investiert wurde, stellt die Revision bei der nächsten Prüfung ähnlich gravierende Sachverhalte fest. Und der Grund ist auch recht einfach: Die eingekaufte Best Practise-Lösung passt nicht zu Ihrem Unternehmen und der restlichen Struktur.

Die Folgen sind in beiden Fällen: mehr Feststellungen, teils sogar schwerwiegendere Feststellungen und keine echte Steuerungsmöglichkeit mehr. Und dies trotz hoher Investitionen. Stimmen Sie mir bis hierhin zu?

WELCHE ALTERNATIVEN GIBT ES DENN FÜR MEIN UNTERNEHMEN?

In fast jedem Rundschreiben, Gesetz oder anderen Vorgaben steht, dass man die dort niedergeschriebenen Grundsätze für sein Unternehmen individuell zu adaptieren und zu implementieren hat. 

Dabei ist es entscheidend Lösungen zu finden, die die Größe Ihres Unternehmens, die Komplexität und das Risikogehalt Ihres Geschäftsmodells berücksichtigen. Das differenzierte Auseinandersetzen mit den relevanten Vorgaben ist dabei unerlässlich. Zusätzlich ist es in der heutigen Zeit genauso wichtig, die Mitarbeiter dahingehend zu schulen, relevante Vorgaben zu verstehen und adaptieren zu können.

Gerne helfen wir Ihnen Ihre Mitarbeiter fit für die Regulatorik zu machen. Regulatorik ist alles andere als ermüdend und langweilig. Die Vorgaben beschreiben keine exakte Umsetzungsweise, somit hat man vielfach Möglichkeiten effiziente Umsetzungen zu etablieren, die sowohl Gesetztes-konform und “leb-bar“ als auch wirtschaftlich sinnvoll sind.

Wir analysieren auch gerne Ihre aktuelle Situation hinsichtlich effizienterer Umsetzungen und Erleichterungen für Sie und Ihre Mitarbeiter. Wir sind Spezialisten in der Gestaltung von Regulatorik.

Schreiben Sie mir hierzu gerne eine Nachricht.

Wir freuen uns auf den gemeinsamen Austausch.